Пакет документов по персональным данным по 152-ФЗ

Что такое персональные данные по 152-ФЗ

Персональные данные — это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к физическому лицу.

К ним относятся:

• ФИО;
• телефон;
• email;
• паспортные данные;
• СНИЛС;
• ИНН;
• адрес;
• фото и видео;
• IP-адрес;
• cookies;
• данные сотрудников;
• информация о клиентах;
• записи звонков;
• анкеты и формы на сайте.

Фактически любой бизнес является оператором персональных данных.

Кто обязан иметь пакет документов по персональным данным

Требования распространяются на:

• ООО;
• ИП;
• онлайн-школы;
• интернет-магазины;
• медицинские и образовательные организации;
• IT-компании;
• маркетинговые агентства;
• сервисные компании;
• HR-агентства;
• производственные предприятия.

Даже если у вас всего один сотрудник — пакет документов обязателен.

Что проверяет Роскомнадзор

Юридическая практика показывает, что инспекторы анализируют не только наличие документов, но и реальное соблюдение процедур.

Проверяются:

• локальные акты;
• политика обработки данных;
• согласия субъектов;
• порядок хранения;
• меры защиты;
• договоры с обработчиками;
• уведомление об обработке;
• обучение сотрудников;
• фактические процессы.

Отсутствие любого элемента может стать основанием для предписания или штрафа.

Полный пакет документов по персональным данным по 152-ФЗ

С точки зрения юридической методологии комплект должен закрывать все этапы обработки.

Основные документы:

1. Политика обработки персональных данных.
2. Положение о защите персональных данных.
3. Приказ о назначении ответственного за ПДн.
4. Перечень обрабатываемых данных.
5. Реестр процессов обработки.
6. Модель угроз безопасности.
7. Регламент доступа к данным.
8. Инструкция сотрудников.
9. Журнал учета обращений субъектов.
10. Порядок реагирования на инциденты.
11. Положение об уничтожении данных.
12. Порядок хранения.
13. Регламент передачи третьим лицам.

Документы для кадров:

• согласия сотрудников;
• уведомления работников;
• положения о защите ПД работников.

Документы для клиентов:

• формы согласий;
• пользовательские соглашения;
• политика конфиденциальности сайта;
• cookie-политика.

Договорные документы:

• соглашения о поручении обработки;
• соглашение о неразглашении;
• условия передачи данных.

Обязательное уведомление в Роскомнадзор

Во многих случаях оператор обязан подать уведомление о намерении обрабатывать персональные данные.

Юрист оценивает:

• категории данных;
• цели обработки;
• информационные системы;
• трансграничную передачу;
• основания обработки.

Неподача уведомления — распространённое нарушение.

Какие штрафы предусмотрены

Ответственность может быть значительной:

• штрафы за отсутствие политики;
• штрафы за незаконную обработку;
• санкции за утечки;
• ответственность за отсутствие согласий;
• штрафы за непредоставление информации субъекту;
• предписания об устранении нарушений.

Кроме того, растёт практика проверок по жалобам пользователей.

Типичные ошибки бизнеса

На практике юристы регулярно видят одни и те же проблемы:

• скачанная политика из интернета;
• формальные документы без внедрения;
• отсутствие регламентов;
• нет согласий на сайте;
• неправильно оформленные формы заявок;
• отсутствие модели угроз;
• не назначен ответственный;
• нет журнала обращений;
• данные хранятся бессистемно;
• сотрудники не обучены.

Такие ошибки легко выявляются при проверке.

Особые риски для сайтов и онлайн-сервисов

Если у компании есть сайт, почти всегда требуется:

• политика конфиденциальности;
• баннер cookies;
• согласие на обработку;
• согласие на рассылки;
• защита форм обратной связи;
• регламент обработки заявок.

Отсутствие этих элементов — частая причина жалоб.

Как юристы выстраивают систему защиты персональных данных

Комплексный подход включает:

1. Аудит процессов.
2. Картирование потоков данных.
3. Анализ рисков.
4. Разработку документов.
5. Внедрение процедур.
6. Настройку форм согласий.
7. Подготовку уведомлений.
8. Обучение сотрудников.
9. Подготовку к проверкам.

Это формирует доказательственную базу соблюдения закона.

Почему шаблоны из интернета не работают

Популярный запрос — «документы по персональным данным скачать бесплатно». Но типовые шаблоны:

• не учитывают бизнес-процессы;
• не соответствуют требованиям безопасности;
• не покрывают риски;
• не выдерживают проверок;
• не учитывают IT-инфраструктуру.

Документы должны быть адаптированы под конкретную компанию.

Когда нужно срочно оформлять пакет документов

Сигналы риска:

• запуск сайта;
• рост базы клиентов;
• внедрение CRM;
• проверки контрагентов;
• подготовка к инвестициям;
• участие в тендерах;
• обработка данных сотрудников;
• трансграничные сервисы;
• жалобы пользователей.